Convertir un negocio en franquicia es uno de los hechos más apasionantes que pueden sucederles a muchos empresarios. En definitiva, es conseguir ampliar el negocio actual, multiplicar los ingresos y ser protagonistas del desarrollo de la marca.
Expandir una empresa a través del sistema de franquicias se ha convertido en el sueño de muchos emprendedores y propietarios de empresas. Entre las principales ventajas podemos destacar que el propietario de la marca tiene la oportunidad de desarrollar su negocio con recursos de terceros y utilizar la fuerza laboral de otro empresario, el franquiciado, que es quién opera el negocio.
Si está bien estructurado, el proceso de expansión gana capilaridad a una velocidad más rápida, crea una barrera para la competencia y, en consecuencia, expande el valor de la marca.
El principal requisito previo para poder franquiciar es tener un negocio exitoso. En otras palabras, un negocio en el que el franquiciador aporta su experiencia previa, tiene procesos bien definidos, es rentable, goza del reconocimiento de los clientes y tiene la oportunidad de crecer y expandirse.
En muchas ocasiones, los propietarios de negocios toman la decisión de franquiciar impulsados por aquellas personas se sienten atraídas por sus negocios y les preguntan si este es franquicia. Ante ello, deciden aventurarse a formalizar contratos sin la orientación adecuada y terminan siendo frustrantes.
La franquicia es una forma de crecimiento empresarial que requiere una serie de requisitos mínimos para poder ser viable como tal y además una dosis extra de responsabilidad, ya que trata con capital de terceros. A menudo esto significa no solo las reservas de toda una vida, sino también el esfuerzo, la ilusión y el tiempo dedicado a ello por parte del futuro franquiciado.
Básicamente, la franquicia representa la concesión del derecho a usar la marca y la transmisión de conocimientos, es decir, todo el conocimiento adquirido por el empresario que ayudará al franquiciado a tener éxito con su unidad de franquicia.
Sin embargo, hasta que llegue al punto de firmar un acuerdo de franquicia, es importante prepararse previamente y estar en condiciones de organizarse con antelación a través del denominado “Proyecto de Franquicia”. Es importante comprender que el negocio puede ser un éxito, pero si las bases para franquiciar no son solventes es muy difícil que la franquicia sea un éxito.
Ante ello, el reto principal es “convertir un negocio de éxito comercial en una organización empresarial en franquicia desde los inicios sin tener que estructurar para conseguirlo”. Una vez preparados es el momento de empezar a franquiciar.
Los principales pasos que deben desarrollarse son los que siguen:
El Análisis de Viabilidad
El “Análisis de Viabilidad” no solo determina si un negocio es franquiciable o no, si no que al mismo tiempo establece la forma en que debe franquiciarse y convertir un negocio en franquicia.
En muchas ocasiones se desarrolla conjuntamente con el desarrollo del “Proyecto de Franquicia” siempre y cuando la experiencia de la consultora de franquicia responsable de su desarrollo así lo determine para convertir un negocio en franquicia.
En el momento en que una empresa decide franquiciar debe organizarse internamente como “central de franquicia”. Las funciones de una empresa y las funciones de una central de franquicia son claramente diferenciadas. Mientras una se orienta hacia los clientes y la generación de ingresos a través de los mismos, la otra se orienta hacia la creación, venta y sostenimiento de un formato de negocio.
Es importante que los consultores de franquicias responsables aporten una demostrada experiencia en el desarrollo de empresas franquiciadoras y, al mismo tiempo, cuenten con personal especializado en estrategia y finanzas.
En cualquier caso, este es un paso previo ineludible y en el mismo queda igualmente determinada la estrategia a desarrollar en el posterior crecimiento y desarrollo de la marca.
La transmisión del know how
Uno de los principios fundamentales del sistema de franquicia es la transmisión del saber hacer (know how) por parte de la empresa franquiciadora a cada uno de sus franquiciados.
La transmisión del mismo, tiene como objetivos aportar nuestra experiencia en el desarrollo del negocio y facilitar y acelerar la curva de aprendizaje del franquiciado en el desarrollo de su propio negocio. Es decir, las personas buscan franquicias porque quieren un negocio exitoso, experimentado y donde esperan que el franquiciador les aporte todo lo que necesitan para que el negocio funcione.
Por lo tanto, la transmisión del know how y la formación son esenciales en el sistema de franquicia. Sin ellos, la estandarización de los aspectos que conforman la identidad de la marca se pierden por completo, los procesos no son los adecuados y la estandarización y modelación del negocio no son los requeridos.
Por consiguiente, el franquiciador necesita saber cómo transmitir su experiencia, tener sus procesos documentados, el plan de formación desarrollado y como va a realizarlo.
El objetivo final es establecer una estructura centrada en la gestión de esta futura red y en su apoyo y soporte a lo largo de los años.
El sistema de franquicias en España. ¿Qué nos obliga?
En concreto, el artículo 62 de la Ley 7/1996 de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista, desarrollado por el Real Decreto 201/2010, de 26 de febrero, regula de forma explícita la franquicia en nuestro Ordenamiento Jurídico.
Por tanto, y tal como marca la normativa, cualquier empresa que opte por la franquicia como modelo de crecimiento, debe disponer de un dossier informativo, a modo de propuesta de franquicia, y de una documentación contractual que se ajuste a las disposiciones legales, nacionales y comunitarias, aplicables a este tipo de acuerdos.
De igual forma, el Código Deontológico Europeo de la Franquicia así lo expresa al referirse a la transmisión del saber hacer de forma sustentada y fehaciente.
Dado que la franquicia es la reiteración del éxito y de la rentabilidad probada de un negocio, el franquiciador debe disponer de adecuados soportes para la transmisión al franquiciado de su saber hacer. Esta transmisión se efectuará principalmente a través de dos vías: por un lado, la formación inicial y continuada del franquiciado y, por otro, mediante la entrega de los Manuales de Franquicia.
Además, para poder operar como empresa franquiciadora es necesario:
- Tener una marca registrada.
- Desarrollar el DIP (Documento de Información Contractual) que debe ser entregado al futuro franquiciado previo a la firma del correspondiente contrato de franquicia con 20 días de antelación.
- Disponer un plan de negocios que debe ser facilitado al franquiciado y que está sustentado en la experiencia de la empresa franquiciadora.
- Disponer los correspondientes Manuales Operativos donde se transmite el saber hacer y se establece el plan de formación.
Es importante conocer que todos estos pasos son los primeros requisitos para un plan de expansión en franquicia.
Selección de franquiciados
El proceso de selección de un candidato a franquiciado es uno de los aspectos más importantes para el éxito de la red. No existe un perfil ideal, lo que existe es el perfil adecuado para cada tipo de negocio y cada marca. No es lo mismo seleccionar un candidato para la gestión de un negocio de restauración, de servicios clínicos y/o estéticos o de servicios a empresas. Cada uno de ellos debe tener unas cualidades diferentes y afines al negocio en cuestión y filosofía particular de la empresa. No obstante, en general, es importante evaluar si el solicitante dispone los siguientes requisitos que le permitan convertir un negocio en franquicia:
- Capacidad económica para poder invertir en el negocio. Para esta evaluación, vale la pena solicitar comprobantes bancarios y declaraciones de impuestos que puedan acreditarlo convenientemente.
- Afinidad con el modelo de negocio de franquicia y de la propia empresa. Si el negocio requiere que el franquiciado sea el operador principal y gestione directamente el día a día, debe sentirse cómodo y motivado en el mismo.
- Capacidad de esfuerzo y de trabajo. Invertir en una franquicia es asumir capacidad de riesgo empresarial. En ningún caso es una opción para una vida más tranquila y menos trabajo. Si el franquiciado piensa de esta forma se sentirá equivocado y frustrado.
- Expectativas de vida alineadas con lo que demandará el negocio. Debe ser consciente de que el éxito de la empresa dependerá de él y no del franquiciador. También debe conocer los propios límites y posibilidades personales y del negocio.
- Capacidad de liderazgo. El franquiciado estará a la cabeza de su propio equipo. Es él quien gestiona el ritmo de su negocio, y quien motiva e involucra a sus empleados en torno al propósito de la red y los objetivos a alcanzar.
- Debe ser capaz de asimilar un mínimo conocimiento en administración, finanzas y recursos humanos. De igual forma, finalmente, debe ser conocedor de todos los puntos clave que conducirán al éxito de su negocio.
- Disponibilidad para seguir las reglas indicadas por el franquiciador. Es fundamental y, para ello, se deben seguir toda una serie de procesos y reglas. Una persona a la que le gusta innovar y crear siempre, puede no tener el perfil para ser franquiciado.
Mantener el control del negocio en todo momento
Modelar y estructurar el desarrollo de un “Proyecto de Franquicia” es fundamental. Es lo que permite gestionar la red y crecer solventemente. Esto significa:
Definir muy bien las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, tanto en los momentos iniciales, como progresivamente en la medida en que se desarrolla la red. En todo momento debe establecerse la transferencia de información clave y siempre tener acceso a la misma.
Conocer en todo momento qué franquicias funcionan bien y cuáles necesitan atención y apoyo adicionales es fundamental.
Estar cerca de la red, mantener un diálogo abierto con los franquiciados, escucharlos y apoyar al negocio.
Planifique un plan de expansión responsable. La atención temprana puede facilitar el proceso de soporte, como no otorgar franquicias a ubicaciones que están demasiado lejos del franquiciador en las fases iniciales. Al comienzo de la expansión, el franquiciador también está aprendiendo de la red. Cuanto más cerca esté, menores serán los costos de soporte y más fácil será el acceso de los franquiciados. Tener un plan de expansión bien pensado puede ser clave para el éxito de la red.
El momento ideal para franquiciar un negocio
No hay una regla escrita para conocer cuando es el mejor momento para franquiciar un negocio. Dependerá de la fase por la que atraviesa cada empresa, el tipo de presiones que recibe de los consumidores, las oportunidades que se presentan, el entorno competitivo y la necesidad de incrementar los resultados, las economías de escala o la red.
El «momento correcto» a menudo está dictado por la propia “convicción” del empresario en la capacidad para poder desarrollar su negocio. Una vez la empresa está comenzando a ser demandada por más personas que desean su producto, es también el momento de facilitar el acceso a través de una red de franquicias. Otro aspecto es la preocupación con la competencia. Si el empresario no ocupa mercados donde no opera, otros lo harán.
En cualquier caso, es siempre una decisión que parte del propio empresario y que debe validar a través del correspondiente desarrollo de un Proyecto de Franquicia o Análisis de Viabilidad para así poder convertir un negocio en franquicia.
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